Большинство специалистов менеджмента знаний, проводя различие между знанием и информацией, дают следующие определения. Данные, которые находятся на каком-либо искусственном носителе — это информация, а то, что находится в голове сотрудника — это знания. Часто к знаниям причисляют также и умения (навыки) сотрудника. Как видно, эмпирическое определение информации и знания порождает много неясностей. Действительно, одна из ключевых задач менеджмента знаний — «отобрать драгоценные алмазы знаний среди моря информации».
Однако можно смело утверждать, что информация формирует новые знания. Новые знания управляются не только в процессе академического переноса информации, но и, что сегодня, бесспорно, сверхактуально для российских вузов, в ходе практических тренингов, научно-исследовательской работы в вузе и отлично организованных производственных практик. Реализация этих процессов требует создания документированных процедур управления процессом перехода информации в знания.
К интеллектуальным активам необходимо отнести знания, обладающие определенным уровнем ценности для вуза.
Интеллектуальные активы разделяются на два типа:
• Явные интеллектуальные активы — знания, которые существуют на каком-либо носителе.
• Скрытые интеллектуальные активы — незадокументированные знания, которые существуют в головах сотрудников университета.
Первой задачей для менеджмента в управлении интеллектуальными активами является определение интеллектуальных активов университета.
Определение информации и знания, а также анализ их свойств, видов и форм создают теоретическую основу для создания базы знаний на новом уровне.
Ниже представлены шаги по созданию баз знаний университета, позволяющих решить следующие задачи:
1. Определить и структурировать базы знаний университета.
2. Задокументировать процессы формирования баз знаний университета.
3. Перевести часть скрытых информационных активов университета в явные.
4. Формализовать и задокументировать процесс перевода информационных активов в базы знаний.
5. Расширить границы используемых знаний сотрудниками университета и улучшить процесс передачи знаний от одного сотрудника к другому, с последующей формализацией и документированием.
6. Формализовать и задокументировать процесс непрерывного повышения квалификации сотрудников университета.
7. Создать условия для эффективного развития процесса генерации новых знаний в университете.
8. Формализовать и задокументировать процессы пополнения и непрерывного обновления базы знаний университета.
9. Апробировать использование баз знаний для передачи их студентам университета.
10.Провести документирование процессов передачи знаний студентам, используя базы знаний сотрудников и университета в целом.
11. Провести валидацию и верификацию процессов использования баз знаний университета.
12. Организовать эффективный мониторинг процессов передачи знаний и эффективности использования баз знаний университета.
13. Организовать эффективное использование результатов мониторинга с целью обеспечения процесса непрерывного улучшения.
Создание и ведение предложенной базы знаний университета позволяют определять ценные знания для вуза и структурировать их по критериям ценности, вопроса и области применения.
Кроме того, структурирование по критериям вопроса и области применения позволяет быстро и точно отыскивать необходимые знания, а также концентрировать необходимые знания и сотрудников для решения нестандартных задач.
Отражение в базах знаний не только документов, но и связанных с ними знаний и процессов, так называемых know-how, позволяет перевести часть скрытых информационных активов в явные, что повышает уровень знаний университета в целом, развивает составляющую инновационного менеджмента в менеджменте знаний.
Доступность баз знаний для всех сотрудников университета (руководство по менеджменту университета, университетские стандарты по направлениям подготовки и специальностям, справочник по управлению вузом, типовые рабочие места декана, заведующего кафедрой, преподавателя, стандарты по организации управления этим процессом с использованием INTRANET) позволяет преодолевать границы знаний за счет того, что становится ясным, какими вопросами занимается тот или иной сотрудник и какими знаниями он обладает, а также улучшает процесс передачи знаний от одного сотрудника к другому и в целом от сотрудников студентам.
В целом, все вышеперечисленное улучшает процесс использования и генерации новых знаний в университете, обеспечивает эффективное функционирование системы менеджмента знаний в университете, что создает и постоянно развивает конкурентное преимущество университета на российском и мировом рынках образовательных услуг.
В заключение следует отметить, что, как справедливо замечают многие специалисты менеджмента знаний, разработка методов управления интеллектуальными активами университета, в данном случае посредством формализованных баз знаний, только половина дела. Вторая половина — создание мотивации для сотрудников по внесению своих знаний в базу, по активному участию в документировании баз знаний и процедур их использования для организации всех стадий учебного процесса. Здесь важно не только создать материальный стимул, но и стремиться к тому, чтобы программа менеджмента знаний была стабильной с точки зрения задающих документов, делала жизнь сотрудника легче, иначе она (программа) терпит неудачу.
Создание и использование системы менеджмента знаний в университете, ее структурном подразделении или даже на персональном компьютере отдельного сотрудника позволяют быстро и эффективно решать эти проблемы, что значительно облегчает жизнь сотрудников университета, а самому университету дает возможность эффективно представлять себя на рынке образовательных услуг с занятием в нем своей достойной и стабильной ниши.
Рузаев Е. Н. Менеджмент качества образовательных услуг и менеджмент знаний в высшей школе / Е. Н. Рузаев, П. Е. Рузаева // Университетское управление: практика и анализ. - 2004. - № 1(29). С. 56-60.
