Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни прихо¬дится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обра¬боткой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит сво¬евременность и правильность принятия управленческого решения.
Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В про¬цессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или выс¬шее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими ак¬тами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеюще¬го дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональ¬ных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в неболь¬ших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Орга¬низация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раз¬дел книги.
В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распоряди¬тельных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организа¬ции или фирмы зафиксирована.
Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.
Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, прото¬кол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои прави¬ла работы с ними. Вот почему составление и оформление наиболее ча¬сто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введённые Госком¬статом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4).
В книге показано, насколько важно оперативно работать с докумен¬тами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотре¬ние, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры¬ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.
ВВЕДЕНИЕ 2
ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ 4
ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 13
2.1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 14
2.2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ 18
2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 24
2.4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ 27
ГЛАВА 3 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 30
3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ 30
3.2. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА 43
ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 45
4.1 БЛАНК ДОКУМЕНТА 48
4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ 54
4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА 56
4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ 61
ГЛАВА 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ 65
5.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ -УСТАВЫ. ПОЛОЖЕНИЯ. ИНСТРУКЦИИ 65
5.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ -ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ 68
5.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 71
5.3.1 СПРАВКИ 72
5.3.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ 74
5.3.3 АКТ 76
5.3.4 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА 78
5.3.5 Телеграмма 84
5.3.6 ТЕЛЕФОНОГРАММА 85
ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 87
6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ 87
6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ 87
6.3 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ 89
6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 89
6.5 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 92
6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА 94
6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ 95
ГЛАВА 7 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 96
7.1 НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 96
7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 103
7.3 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 107
ГЛАВА 8 ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ 108
8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 109
8.3 ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛ 115
8.4 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ 116
8.5 СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ 119
ГЛАВА 9 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 120
ГЛАВА 10 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 136
10.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА 136
10.2 РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 138
ГЛАВА 11 ПОДГОТОВКА И ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ 145
11.1 ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ 145
11.2 ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ 152
11.3 ПРОТОКОЛ 153
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 157
ПРИЛОЖЕНИЯ 160
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практичес¬кое пособие с образцами документов - М.: Бизнес-школа, 2008, 224с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 5-е, перераб. и доп.- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 1998,187 с.
3. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка доку¬ментов к последующему хранению и использованию. - Уч.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.
4. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1997,76с.
5. Вялова Л.М„ Санкина Л.В., Шатина Н.В. Документы. Современ¬ные требования к оформлению. Уч. пособие. - М.: РГГУ, 2004,66 с.
6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В.Кузнецова, М.Т.Лихачев, А.Л.Райхцаум, А.В.Соколов: Сост. М.Т.Ли¬хачев.-М.: Экономика, 1991, 271 с.
7. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1997.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е., ис¬правленное и доп. - М.: ЗАО "Бухгалтерский бюллетень", 1998, 224с.
9. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учеб¬но-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 2008, 96 с.
10. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 2-е, испр. и доп.- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2008,288 с.
11. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо¬вания к документам: Уч. пособие. - М.: Изд-во "Юридический кол¬ледж МГУ", 1994, 85 с.
12. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. - М.: УИЦ при Государ¬ственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91 с.
13. Составление и оформление служебных документов. Практи¬ческое пособие для коммерческих фирм. Под ред. проф. Т.В.Куз¬нецовой. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синетез", 1998,192 с.
14. Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 1996,362с.
15. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. -М.: ПРИОР, 1997, 144с.
16. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: практическое пособие. - М.: ПРИОР, 1997,192 с.
17. Тейлор Клэр Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер. с англ. - М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 2007,176 с.
Бюллетень "Делопроизводство", выходящий два раза в год. Журнал "Секретарское дело", выходящий ежеквартально.
Что бы найти нужную Вам книгу в свободном доступе
ИСПОЛЬЗУЙТЕ СЕКРЕТНЫЕ БИБЛИОТЕКИ РЕФЕРАТЧИКОВ!!!
Для этого СКАЧАЙТЕ КАТАЛОГ уникальных БИБЛИОТЕК
У НАС НА САЙТЕ(см. ниже)
